מזכיר/ה מחליף/ה לחל"ד ללשכת המשנה לנגיד

שיתוף משרה:

מס' משרה:  4423
מיקום המשרה:  ירושלים
סוג משרה:  ארעי
תאריך אחרון להגשת מועמדות:  01/03/2024

תיאור התפקיד:

1. ניהול וארגון אדמיניסטרטיבי של לשכת המשנה לנגיד.
2. אחריות על התנהלות הלשכה וסיוע אדמיניסטרטיבי במשימות השוטפות ובתהליכים רוחביים. 
3. ניהול לשכה ממוכנת מודרנית – ניהול יומן, תיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמי פנים וחוץ בדרגים בכירים, ניהול הקשר של הלשכה עם גורמים בתוך הבנק ומחוצה לו, בארץ ובחו"ל, ניהול תיוק וסריקת מסמכים, רישום פרוטוקולים מישיבות.
4. ריכוז ועדות איתור.
5. איסוף והכנת חומרים לישיבות הגדרת לוחות זמנים להעברת החומרים ובקרה על קבלתם בזמן על ידי משתתפי הישיבות.
6. קבלת הזמנות להשתתפות המשנה לנגיד באירועים שונים, בארץ ובחו"ל, ואישורם מול המשנה לנגיד. 
7. ניהול תקציב הלשכה, תכניות העבודה, ונושאי הרכש בלשכה.
8. מענה לפניות הציבור המתקבלות בלשכה וניתובן לגורם המתאים, מענה טלפוני ותכתובות דוא"ל עם גורים הפונים ללשכה, מהארץ ומחו"ל. 
9. ניהול אירועי הלשכה - ארגון ימי עיון, טיולים, כנסים, ופעילות גיבוש – טיפול בהיבטים התקציביים וארגון ההיבטים הלוגיסטיים. 
10. טיפול בנסיעות המשנה לנגיד לחו"ל בהיבטים הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים. 

11. משרה זמנית לתקופה של כחצי שנה, החלפה בחל"ד.


דרישות התפקיד:
1.    שליטה מלאה בשפה העברית ושליטה בשפה האנגלית ברמה גבוהה, כולל ניסוח בכתב ובעל פה.  
2.    ניסיון של שנה לפחות בעבודה בלשכה בכירה ועם גורמי פנים וחוץ בדרגים גבוהים. 
3.    ניסיון של שנה לפחות בניהול יומן מורכב ובתיאום פגישות מרובות משתתפים בדרגים בכירים. 
4.    ניסיון של שנה לפחות בניהול ביקורים ומשלחות, ובכלל זה תקשורת ותיאום מול גורמים בחו"ל. 
5.    שליטה במערכות מחשב לניהול לשכה מודרנית. 


הערות:
•    תהליך המיון למשרה מתבצע במקביל למועד פרסומה.
•    ההעסקה תהיה על-פי חוזה מיוחד לעובדים/ות ארעיים/ות, לתקופה מרבית של עד 3 שנים.
•    רק פניות מתאימות ייענו.
•    המועמדים/ות הסופיים/ות יתכן ויעברו בחינות התאמה למשרה.
•    כל האמור בלשון זכר, מתייחס גם ללשון נקבה.
•    הבנק ישקול בחיוב מתן העדפה לאוכלוסיות הזכאיות לייצוג הולם, בהתאם לכללים המקובלים, ולפיכך המועמד/ת רשאי/ת לציין זאת בשדה הייעודי בטופס הגשת המועמדות.
•    הבנק שומר את המידע בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות ולפי כל דין.